דירקטורים יקרים, אתם במוקד העניינים. מצפים מכם לנהל נכון יותר את עבודת הדירקטוריון. בחרנו הפעם לצייד אתכם ב-9 רעיונות קצרים לניהול נכון יותר של ישיבות הדירקטוריון:
- סדר היום: סדר היום חייב לכלול את כל הנושאים לדיון, פירוט מילולי מספיק מפורט שלהם (לא לקוני!), חומר רקע, חומר מפורט ותקצירים, העתק של מצגות. את סדר היום המלא יש להעביר מספר ימי עסקים לפני הישיבה.
- הקצאת זמן: יש לתכנן את משך ישיבת הדירקטוריון ולהקצות לכל נושא את זמן הדיון הנדרש. העמסת נושאים תוביל לדיונים בלתי מספקים בנושאים מהותיים.
- המשתתפים: יש לבדוק האם כל מי שצריך להשתתף בישיבה (בנוסף לדירקטורים) משתתף, וכל מי שמשתתף אכן צריך להשתתף, ובאיזה שלב של הדיון.
- מה / מדוע / איך: יש לזכור להפריד בין שלושת המרכיבים של דיון בכל נושא שעל סדר היום – הגדרה מדוייקת של מהות הנושא שעל סדר היום, מדוע הנושא נדון ומה הוא נועד לקדם, איך יש לקיים את הדיון בנושא (מי מציג, מה מציג).
- בדיקות גנריות: על הדירקטוריון לבצע בכל נושא שורה של בדיקות גנריות. הבדיקות מהוות מעין רשימת תיוג – CHECK LIST. לנוחותכם, ריכזנו את הבדיקות ב"פנקס כיס לדירקטורים". לקבלת הפנקס לחצו על הלינק הבא.
- ייעוץ מקצועי: כשצריך, כשנכון – יש לקבל ייעוץ מקצועי. חשוב להזמין את היועצים המקצועיים לישיבת הדירקטוריון ולשתפם בדיון.
- ועדת דירקטוריון: במקרים מסויימים עדיף למנות ועדת דירקטוריון אד-הוק לטיפול וליווי נושא מהותי מסויים. חשוב להסדיר את תפקידיה, סמכויותיה ודיווחיה לדירקטוריון.
- פרוטוקולים: בעקבות הפסיקה החדשה אשר מעניקה חשיבות רבה לפרוטוקולים של ישיבות הדירקטוריון, אנו מציעים לאמץ גישה מתאימה. מעבר להיות הפרוטוקול מסמך ניהולי חשוב, מהיבט האחריות – יש להתייחס לפרוטוקול גם כאל הנספח העיקרי לכתב ההגנה (נספח א'….), ולכלול בו את כל הדברים המהותיים שנדונו בישיבה.
- דיווח ומעקב: חשוב להסדיר את מועדי הדיווח ותכני הדיווח לדירקטוריון על ביצוע החלטותיו, אפשר לעשות זאת כדיווח בכתב או בעל-פה בכל ישיבה או אחת לרבעון (לפחות).
