דגשים בתהליכי קבלת החלטות

מטבע הדברים, דירקטוריון חברה, שאמון על התווית מדיניות החברה, נדרש לתהליך קבלת החלטות בכל אחת מישיבותיו. דיני חברות בעולם וביניהם חוק החברות, הגדירו כללים משפטיים לגבי תהליך קבלת החלטות על-ידי הדירקטוריון. את התוספת העיקרית, הניהולית חייב כל דירקטוריון לעשות בעצמו, משום שלא ניתן להגדיר כללים לכל החברות. במרכז אוחיון אנו משתדלים להעניק לכם את התוספת העיקרית שנחוצה לתהליך קבלת החלטות בעל ערך.

בפתח הדברים אנו מבקשים לדון בשאלה, האם תהליך קבלת ההחלטות, הינו מדע או אמנות?

מודל  DMSA: Decision Making Science & Art הינו מודל שפיתחנו, והוא מספק תשובה לשאלה זו. אנו משוכנעים שתהליך קבלת החלטות מוצלח מותנה בשילוב בין מדע לבין אמנות. החיבור בין יסודות הדיוק והשיטתיות הגלומות במדע, לבין היצירתיות והגמישות המצויות באמנות, הוא זה שיוצר אופטימיזציה של תהליך קבלת ההחלטות.

חשוב לזכור שהכושר לקבלת החלטות הוא ראשון במעלה והינו למעשה אחד מן הכישורים החשובים ביותר שצריכים להיות לכל מנהל ולכל דירקטור. חלק מהבעיות שמתפתחות בחברות מקורן בתהליך קבלת החלטות שגוי שנובע מחוסר שקיפות, בעיה בזרימת מידע וליקויים בשיתוף פעולה בין המנהלים השונים בתאגיד לבין הדירקטוריון.

בחוק החברות לא נכללו הוראות מפורטות בנוגע לקבלת החלטות בדירקטוריון. בהיעדר הסדר חקיקתי מתאים, נקבעו עם השנים הסדרים מיוחדים לגבי תאגידים מסוימים שלמחוקק היה עניין מיוחד להסדיר את פעילות הדירקטוריון שלהם. שתי הדוגמאות המאפיינות הם הכללים שנקבעו לגבי ניהול דירקטוריון של תאגיד בנקאי והכללים שנקבעו לגבי עבודת הדירקטוריון בחברה ממשלתית.

תהליך קבלת החלטות מעצם מהותו, בוחן את התהליך ולא רק את התוצאה. מקובל לזהות 4 שלבים מרכזיים בתהליך קבלת ההחלטות. על מנת למקסם את תהליך קבלת ההחלטות, מומלץ לאמץ תהליך קבלת החלטות מובנה ושיטתי, המנטרל השפעות חיצוניות ושיקולים לא ענייניים, ולהיעזר בדגשים המנחים המובאים להלן:

1. הכנה לדיון – לפני הישיבה

הבעיה האופיינית של הדירקטוריונים בעולם המודרני היא "אילוץ המידע". בחברות ציבוריות רבות, ואף בחברות פרטיות, מכהנים דירקטורים אשר אינם משמשים בתפקיד ניהולי בחברה. דבר זה יוצר ריחוק בינם לבין מקורות המידע ההכרחיים לקבלת החלטות. בעיה זו מתחילה עם הכניסה לתפקיד דירקטור, ונמשכת גם במהלך התפקיד עצמו.

דווקא מסיבה זו, ישנה חשיבות רבה להכנה של חברי הדירקטוריון טרם התכנסות הדירקטוריון, ולרצינות שלהם בלמידת הנושאים העומדים על סדר היום. קביעה מסודרת של הנורמות אשר חלות בשלבים שלפני ולאחר ישיבות הדירקטוריון מסייעת ומקילה על תהליך קבלת החלטות בישיבת הדירקטוריון עצמה. הכנה נכונה טרם ישיבת הדירקטוריון מביאה לניצול נכון יותר של ישיבות הדירקטוריון, חוסכת זמן ניהולי ומאפשרת קבלת החלטות יעילה יותר.

דגשים מנחים

1. • זיהוי הנושא העומד לדיון וקביעה שהוא בתחום סמכות הדירקטוריון
   • איסוף הנתונים המשמשים בסיס לקבלת ההחלטה, תוך הבהרת הערכים והמטרות של החברה ביחס אליה
   • בדיקת הצורך בקבלת יעוץ מקצועי חיצוני הן לאיסוף המידע הן לניתוח המשמעויות שלו
   • עיבוד והצלבה של הנתונים שנאספו במטרה למצוא קשר שבאמצעותו ניתן יהיה לקבל את ההערכה הטובה ביותר של המצב
   • ניסוח חלופות ואלטרנטיבות הולמות להחלטה

2. הדיון – במהלך הישיבה

בעולם הניהול נהוג לחלק את סוגי הישיבות לשתי קבוצות: ישיבות שנועדו למסור ולקבל מידע וישיבות שנועדו לקבלת החלטות. ההבדל העיקרי בין שתי הקבוצות הוא בהכנה לישיבה. בעוד שבישיבת מידע, המידע נמסר בישיבה עצמה, הרי שבישיבה לקבלת החלטות יש למסור את המידע לפני הישיבה על מנת שבישיבה עצמה יתרכזו משתתפיה בקבלת החלטות.

המאפיין הנכון והראוי של ישיבות דירקטוריון, הוא היותן ישיבות שנועדו לקבלת החלטות. קיומו של דיון יעיל ואפקטיבי, הינו חיוני לקבלת החלטות.

חשוב לציין שגם בשלב הישיבה מתקיים תהליך של קבלה ואיסוף של מידע ולמעשה הדיון הינו הבסיס לקבלת ההחלטות.

דגשים מנחים

• בדיקה האם קיים מניין חוקי לפתיחת ישיבת הדירקטוריון
• בחינה האם מדובר בנושא בעל ענין אישי לחברי הדירקטוריון
• הצגה שיטתית של שאלות בנוגע לנושא הנדון – ריכוז של השאלות מופיע בפנקס כיס לדירקטור

3. ההחלטה – במהלך הישיבה

• בחירת חלופה מועדפת מסך כל החלופות שנבדקו, תוך שקלול כל חלופה בהתאם לרשימת פרמטרים ובהתאם לכך, הגעה להחלטה
• ביצוע הצבעה בהתאם לרוב הנדרש ולזכות הצבעה עודפת (במידה שקיימת)

4. מעקב אחרי יישום – במהלך הישיבה

• תיעוד ההחלטה ורישומה בפרוטוקול – על-מנת שהחלטות הדירקטוריון יצאו לפועל יש לתעד אותן בפרוטוקול מתאים, שישמר במשרדי החברה למשך 7 שנים ממועד הישיבה. הפרוטוקול הוא בראש ובראשונה מסמך ניהולי – לתיעוד החלטות הדירקטוריון עבור הדירקטוריון עצמו ועבור מי שאמורים לפעול לפיו, קרי – ועדות הדירקטוריון וההנהלה הפעילה
• תימצות ההחלטות והפיכתן לביצועיות
• מעקב ובדיקה האם ההחלטה שהתקבלה ויושמה

להלן טבלה המרכזת את תהליך קבלת ההחלטות בדירקטוריון של חברה :